Unternehmen müssen an Bundesbehörden bald elektronische Rechnungen schicken
Potsdam, 12. November 2020 – Die Digitalisierung schreitet voran – die Pflicht zur E-Rechnung kommt: Ab dem 27. November 2020 sind auch märkische Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Dies gilt auch für nachgeordnete Behörden, z. B. für die Bundeswehr. Öffentliche Auftraggeber müssen bereits seit April dieses Jahres elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten akzeptieren.
Wichtig für die interne Organisation der Unternehmen ist: Die E-Rechnung muss in einem bestimmten Datenformat erzeugt und übermittelt werden. Das bedeutet, es reicht keine eingescannte Papierrechnung. Anwender haben die Auswahl zwischen zwei Formaten: Die XRechnung oder die ZUGReRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland). Die erzeugten XML-Dateien lassen sich per E-Mail an den Auftraggeber senden. Die ZUGReRD erzeugt zudem als hybrides Datenformat zugleich eine PDF-Rechnung.
Ausnahmen von der elektronischen Rechnungspflicht bestehen bei Direktvergaben im Auftragswert bis zu 1.000 Euro sowie bei sicherheitsrelevanten Aufträgen mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten.
Zu den inhaltlichen Anforderungen zählen die Leitweg-Identifikationsnummer, die vom Auftraggeber mitgeteilt wird, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Bereits bei Beauftragung erhalten die Rechnungssteller eine Lieferantennummer sowie eine Bestellnummer, die ebenfalls in der E-Rechnung angegeben werden muss.
Wo wird dabei geholfen? Das Bundesministerium des Innern sowie das Bundesministerium für Finanzen haben unter www.e-rechnung-bund.de eine neue Informationsplattform zur elektronischen Rechnung freigeschaltet. Die neue Webseite stellt Informationen für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden zur Verfügung und bietet umfangreiche Frage-und-Antwort-Kataloge